公司檔案資料管理辦法

  

  金自天正管理制度 17594787.doc 公司檔案資料管理辦法 (試行) 試行) 一、目的 為加強公司檔案管理工作,規范公司資料、文件保管程序,?;す鏡鬧?產權和保證各種資料的完整性,并符合 ISO9001 質量體系的規范要求,根據《中 華人民共和國檔案法》及國家有關檔案管理、保密工作的規定,特制定本辦法。 二、適用范圍 本辦法適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術文件和資料的管理,其 中包括企業管理、工程設計、產品研發、生產制造等涉及企業經營各方面的具有 歸檔保存價值的實物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。 三、機構設置及職責 公司設立檔案資料室,負責全公司各類檔案、資料的管理,隸屬于公司辦公 室。各部門綜合辦公室及專職或兼職檔案員對本部門歸檔文件資料進行初級管 理。 四、檔案歸檔 1.歸檔要求 歸檔的文件和資料必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、 裝訂好 的原始記錄。合同要存正本,公司文件及外部文件應歸檔原件,一般不存復 印件。文字、圖紙與軟件(盤)同存時,應保持一致。屬于 ISO9001 質量體 系的受控文件應填寫受控編號。 歸檔的文件和資料要求質量優良, 圖樣清晰, 字跡工整, 裝訂整齊美觀, 禁用字跡不牢固的工具書寫。 對軟盤、光盤、聲像、照片等資料,歸檔時要有?;ご朧?,包裝良好, 封面書寫標題及編號,無涂改。 凡對公司有保存價值的各種文件、資料、實物等,各部門有責任及時歸 檔。因歸檔不及時造成資料損壞或丟失,給公司利益造成損害的,有關部門 須承擔責任。 歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的, 由歸檔部門與檔案室擬定 第 1 頁 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 保密級別和限制查閱使用范圍。 2.歸檔時間 工程、研發項目資料在項目完工后一個月內歸檔。各類管理文件、產 品標準、技術文件每一年年末歸檔一次。其余各類具有保存價值的文件和資 料應及時歸檔。 3.歸檔程序和手續 各類檔案在歸檔前由各部門兼職檔案員預立卷。歸檔時要作《檔案移交 (接收)登記》 ,屬質量體系受控文件要提交《受控文件和資料清單》 ,經檔 案室和歸檔部門雙方當面清點簽字后備查。對不完整、不準確或不符合存檔 要求的各類檔案,檔案室有權要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手 續。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄,并按要求提供《圖紙資料 存檔清單》 。 4.歸檔責任部門 公司下發行政文件、管理制度、公司重要會議材料、外來文件由公司 辦公室負責。 各職能部發的文件、管理細則由主辦部門負責。 技術文件、工程文件、研發文件、生產文件、產品標準、工藝文件由 相關事業部負責。 5.歸檔范圍 工程類(見附件二) 研發類(見附件三) 產品生產類(見附件四) 管理類(見附件五) 其他類 6.管理文件和資料的歸檔 凡正式發文的公司文件按發文序號歸檔,不得缺少。 公司各職能部門負責將業務范圍內的管理文件及資料按期歸檔, 以保證 借閱人員能使用更新后的有效版本。 7.技術文件和資料的歸檔 (1) 凡公司及所屬各部的工程項目、研發項目、產品生產、工藝文件、 第 2 頁 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 各類標準、引進技術、涉外活動等文件和資料均納入歸檔范圍。 (2) 研發項目、工程項目、工藝文件、產品標準等資料的歸檔,實行項 目負責人負責制,由項目(或技術)負責人主持有關文件資料的整理、歸檔 工作。項目(或技術)負責人和兼職檔案員對歸檔材料的完整性、準確性和 真實性負責。各部由總工和技術負責人組成三人以上的專家小組,對歸檔資 料進行技術審查并簽署意見,確定保密級別和查閱限制。經審查合格的資料 送檔案室歸檔。各部門綜合辦公室對屬質量體系范圍內文件資料的規范性、 完整性負責。 (3) 檔案室在工程、研發項目資料和產品標準歸檔后,書面通知管理規 劃部。此書面通知將作為公司對事業部項目考核的依據之一。 五.檔案和資料的保管 檔案和資料的保管 技術文件和資料屬于公司專有技術、 知識產權和無形資產的 1. 各種管理、 重要組成部分,要嚴格管理,嚴防因失密給公司造成損失。 2. 管理文件和資料、技術文件、工程項目的圖紙等應進行分類管理,文件 與資料必須編號。 3. 檔案資料是公司研發、工程、生產、經營和管理的重要依據,檔案資料 室必須確保安全。 (1) 健全借閱審批、登記制度,嚴防文件資料損壞、丟失。未經許可不 得復制、使用保密檔案。 (2) 做好“五防”工作,即:防火、防盜、防曬、防潮、防蟲。 (3) 檔案室內要經常打掃,保持清潔衛生。 (4) 室內嚴禁吸煙,不得將易燃、易爆物品帶入室內。 (5) 工作人員離開檔案室時要關燈、關好門窗。 六、檔案資料的使用 1. 公司檔案資料分為機密、秘密、無密級三個級別?;薌兜牡蛋缸柿嫌?嚴格的查閱限制,其復制和借閱需經公司主管領導批準。公司的重要文件、 技術資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案和資料有查閱限制,復制借閱要 經歸檔部門負責人同意,公司辦公室批準。對公司較重要的文件、技術和項 目資料列入秘密級別管理。 無密級檔案資料, 公司內部職工可以查閱、 復制、 借用,但需進行登記備案。 第 3 頁 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 2. 查閱檔案資料,需執行檔案資料保密規定,并做查閱登記。本公司員工 可查閱本職工作范圍的檔案資料;如要查閱非本職工作的檔案資料,需經檔 案歸檔部門負責人同意,公司辦公室批準;公司外部人員查閱檔案資料,需 經公司接待部門領導申請,公司主管領導批準后,由專人陪同查閱,不得借 出。 3. 檔案資料的借閱和復制按檔案保密規定執行。借閱檔案資料應在檔案室 做借閱登記,對有保密要求的檔案資料要有相關負責人批準的《文件資料借 閱申請單》 。以光盤、軟盤為介質的文件資料不外借。 4. 借閱科技檔案不得超過兩個月;借用管理文件不得超過一個月;借用非 本部門檔案不得超過兩周。借閱期滿后,如需繼續借用時,可持所借檔案到 檔案室辦理續借手續,僅限續借一次。對逾期不還,經催促仍拖延者,除停 止其借閱權利外,還將向其所在部門通報。 5. 凡公司員工調離公司前,應清還從檔案室借閱的檔案資料,由檔案室在 調離手續單上簽字后,方可辦理調離手續。脫產學習或外借工作半年以上的 員工,在離開公司前也必須清還所借檔案。 七、文件和資料的更改、銷毀 文件和資料的更改、 1. 已歸檔的非技術文件和資料如需更改,由原歸檔部門持《文件和資料更 改通知單》到檔案室填寫《文件和資料更改登記表》 ,此登記表、更改通知 單與文件共同存放,以備查詢。 2. 技術文件和資料需更改時,要按《設計更改程序》及《產品圖樣及設計 文件更改辦法》執行,填寫《設計變更補充通知單》并由項目負責人或技術 負責人簽字。對標準產品圖紙及工藝文件的更改要有事業部總工或技術負責 人的審批,同時注明更改原因及日期。 3. 文件和資料失效或終止執行時,各部門檔案員應按要求填寫《終止執行 文件和資料目錄》 ,到檔案室備案,由檔案室在文件上標明終止執行或作廢 字樣。 4. 對無保存價值的已失效或終止執行的文件、資料,需經原編制部門審核, 原審批部門負責人批準后,填寫《技術文件和資料處置表》及《申請銷毀文 件和資料目錄》存檔。 5. 對于需要銷毀的文件、資料,由檔案室定期提出申請,經公司專家委員 第 4 頁 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 會鑒定后,檔案室統一銷毀并做銷毀記錄。 八、其他 本辦法自公布之日起實行,解釋權歸公司辦公室。 附件一:有關表格、清單樣本 1. 《受控文件和資料清單》 2. 《檔案移交(接收)登記》 3. 《文件和資料更改通知單》 4. 《文件和資料更改登記表》 5. 《設計變更補充通知單》 6. 《技術文件和資料處置表》 7. 《終止執行文件和資料目錄》 8. 《申請銷毀文件和資料目錄》 9. 《圖紙資料存檔清單》 10. 《文件資料借閱申請單》 11. 《文件資料借閱單》 附件二:工程項目資料歸檔范圍 1. 設計任務書、初步設計、設計變更通知書 2. 合同書及附件、協議、會議紀要 3. 系統原理圖、施工圖 4. 軟件功能規格書、軟件框圖、程序清單、軟件測試大綱、測試報告 5. 系統調試大綱、調試說明、系統操作使用說明書 6. 調試過程中的原始記錄 7. 竣工圖 8. 用戶驗收證明、驗收報告、向用戶提交資料的交接記錄 9. 項目鑒定、獲獎證書、用戶感謝信 注:除 3、4、5、7 項要求同時提供軟盤及書面材料外,其余均需提供材料的原 件 附件三:研發項目資料歸檔范圍 第 5 頁 10-12-4 JT-GS-05 金自天正管理制度 17594787.doc 1. 項目提案、可行性研究報告、項目任務書 2. 初步設計文檔資料、詳細設計文檔資料 3. 測試記錄、測試報告 4. 工業試驗報告、開發中評報告 5. 生產準備文件、銷售準備文件 6. 開發終評、產品認證 7. 鑒定、獲獎證書、知識產權證書 附件四:產品生產文件資料歸檔范圍 1. 2. 3. 4. 產品標準(國家、行業、企業) 、生產工藝文件、產品手冊 產品零部件圖、裝配圖 操作規程、守則 產品檢驗、測試規范 附件五:管理文件、資料歸檔范圍 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 公司正式下發文件、規章制度 公司收文、上級批文 公司對外發文、請示 重大會議材料 公司重大決議、大事記 各部業務文檔材料 公司經理辦公會記錄 第 6 頁 10-12-4 JT-GS-05

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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